De Immigratie- en Naturalisatiedienst, kortweg IND, is voor veel mensen de beslissende instantie als het gaat om verblijf in Nederland. Of het nu om gezinshereniging, een kennismigrantenvergunning, naturalisatie of asielprocedures gaat — de IND beoordeelt aanvragen op basis van de aangeleverde documenten. Wanneer die documenten uit het buitenland komen, moeten ze meestal vertaald worden. En juist hier gaat het regelmatig mis. Een afwijzing of een verzoek om aanvullende informatie kost weken tot maanden vertraging.
Fout 1: een gewone vertaling indienen
De IND eist voor vrijwel alle buitenlandse documenten een beëdigde vertaling, gemaakt door een vertaler die in Nederland staat geregistreerd in het Rbtv. Een vertaling gemaakt door een familielid, een tweetalige collega of een vertaalbureau zonder beëdiging wordt geweigerd. Mensen denken soms dat een keurig getypte vertaling met een handtekening eronder volstaat — dat is niet zo. De officiële eisen staan duidelijk vermeld op de website van de IND, inclusief welke documenten een beëdigde vertaling vereisen en welke uitzonderingen mogelijk gelden. Het loont om die pagina vooraf goed te lezen.
Fout 2: de verkeerde versie van het brondocument
Een tweede veelvoorkomend probleem is dat de aanvrager een document laat vertalen dat niet in de juiste vorm is. De IND vraagt vaak om een internationaal uittreksel of een meertalig modelformulier, en niet om een nationale versie in alleen de oorspronkelijke taal. Wie een Egyptisch geboorteattest in het Arabisch laat vertalen terwijl er een internationale versie verkrijgbaar is bij de buitenlandse autoriteit, doet zichzelf tekort. De vertaling is correct, maar het brondocument voldoet niet. Resultaat: het hele proces moet opnieuw. Voor sommige landen is een internationale versie sneller en goedkoper te krijgen dan een vertaalde nationale versie. Vraag dit altijd vooraf na bij de afgevende autoriteit, of bij de Nederlandse ambassade in het betreffende land.
Fout 3: ontbrekende legalisatie of apostille
Voor de meeste landen vereist de IND niet alleen een vertaling, maar ook dat het brondocument is gelegaliseerd of voorzien van een apostille. Welke procedure geldt, hangt af van het land van afgifte: aangesloten bij het Apostilleverdrag of niet. Wie alleen een vertaling laat maken zonder de legalisatieketen te volgen, krijgt het document terug. De juiste volgorde is: eerst legalisatie of apostille op het origineel, dán de beëdigde vertaling inclusief de tekst van de apostille. Een online vertaler kan dit traject vaak begeleiden, maar de legalisatie zelf moet meestal in het land van afgifte plaatsvinden, voorafgaand aan inzending bij de IND.
Fout 4: documenten uit elkaar halen
Een beëdigde vertaling is fysiek gehecht aan het brondocument of aan een gewaarmerkte kopie. Veel mensen halen deze hechting eraf om het document te scannen, te kopiëren of “netjes” in een map te doen. Daarmee verliest de vertaling haar juridische status. De IND accepteert alleen intacte documenten waarvan de hechting niet is verbroken. Wie een digitale kopie nodig heeft, moet die maken vóórdat het document fysiek wordt ingediend, of vragen of een digitale versie met gekwalificeerde elektronische handtekening volstaat. Bij twijfel: het document onaangeroerd laten en exact zo aanleveren zoals het van de vertaler is ontvangen. Een goede aanvraag begint bij respect voor de vorm — niet alleen voor de inhoud.
